Pensa en els teus correus electrònics com a més que simples missatges: són part integral de la teva història i seguretat empresarial. En un món on les dades són or, protegir els teus correus és un deure, no només una opció.
L’ús de correus gratuïts i WebMail no protegit en empreses: un risc latent
Moltes empreses comencen utilitzant correus gratuïts com Gmail, Hotmail, o Yahoo! Mail, però aquesta pràctica pot ser arriscada. Aquests proveïdors de correu electrònic gratuïts són més susceptibles a ciberatacs, posant en perill la informació confidencial de la teva empresa. A més, utilitzar correus gratuïts pot minvar la confiança dels teus clients i la percepció de professionalitat de la teva empresa. Si ho afegim a l’ús únicament de WebMail sense descarregar cap còpia a l’ordinador, que és una pràctica massa extesa en el mon empresarial, no hi ha cap garantia que si es perden correus, en cas de necessitat es puguin recuperar.
La importància de la còpia de seguretat i l’arxivament de correus
Una còpia de seguretat permet restaurar dades en cas de pèrdua o dany, mentre que l’arxivament reté còpies de dades a llarg termini. Aquest arxivament pot ser essencial per recuperar informació crítica anys més tard, incloent l’ús com a prova legal. A més de la protecció contra esborrat, Arxiu e-mail et permet complir amb els terminis de conservació de documents per a autònoms, pimes i empreses. Per exemple, l’article 30 de la Cambra de Comerç, el qual estipula que els documents mercantils s’ han de conservar 6 anys. Trobaràs informació referent als terminis de conservació de documents comercials i molt més en el article d’IONOS Digital Guide.
Els correus electrònics en el context legal
Els correus electrònics poden ser utilitzats com a prova en judicis, però per ser considerats vàlids legalment, han de complir amb requisits d’autenticitat, integritat i admissibilitat segons les lleis aplicables. El Tribunal Suprem, en la seva sentència del 23 de juliol de 2020, va reconèixer els correus electrònics com a prova documental vàlida, destacant la importància de la seva autenticació i integritat.
Com protegir els teus correus empresarials
- Implementa una política de còpia de seguretat i arxivament regular: Això t’assegura que els correus electrònics estan recolzats i poden ser recuperats fàcilment. Millor si és en un espai fora de la teva empresa. Assegura un responsable de la còpia.
- Automatitza el procés de còpia de seguretat: Utilitza eines que facin la feina per tu, garantint una protecció consistent.
- Manté una política de retenció de correus: Decideix quina informació conservar i per quant temps, especialment per cumplir amb qualsevol requisit legal.
La gestió adequada dels correus electrònics és fonamental per la seguretat i el compliment legal de la teva empresa. Prendre mesures proactives com la còpia de seguretat i l’arxivament adequats pot convertir els teus correus en una fortalesa digital, protegint no només la teva informació sinó també la teva reputació i complint amb les obligacions legals.
